AssetManagement

Tutti i nostri clienti che utilizzano l’asset management integrato in NetEye conoscono bene le potenzialità offerte da OCS Inventory e GLPI e dalla loro integrazione.

Spesso però non tutte le funzionalità vengono sfruttate per la gestione del ciclo di vita degli asset.

Tra le caratteristiche disponibili per una gestione completa del ciclo di vita degli asset possiamo evidenziare:

  • Gestione degli Stati
  • Tracciamento degli ordini:
    • Gestione di template
    • Gestione del magazzino
    • Gestione della delivery
  • Tracciamento delle modifiche hardware e software;
  • Gestione delle informazioni finanziarie, amministrative e della garanzia;
  • Correlazione tra elementi:
    • asset – località
    • asset – utente
    • asset – contratto
  • Note e documenti allegati

In questo post vorrei condividere alcuni suggerimenti, risultati molto utile in diversi progetti, che permettono di gestire in maniera efficiente la fase iniziale del ciclo di vita (dall’acquisto all’assegnazione all’utente finale).

E` prassi comune di ogni dipartimento IT procedere all’acquisto o al noleggio di più computer da tenere a disposizione per l’assegnazione agli utenti finali in caso di nuove assegnazioni o di sostituzioni per furti o guasti.

Dopo la richiesta d’offerta ai fornitori, la fase di approvazione interna e l’ordine d’acquisto, segue l’arrivo della merce che viene temporaneamente depositata e successivamente assegnata all’utente finale.

Questo processo coinvolge tipicamente più ruoli, diversi documenti e può essere gestito in maniera ottimale con l’asset management di NetEye.

In alcune organizzazioni ho riscontrato che il dipartimento IT si occupa solo della predisposizione ed inventory dei dati tecnici del computer ed assegnazione all’utente finale, con una gestione molto limitata delle informazioni su GLPI.

In altri contesti, questo processo viene gestito in maniera più efficiente:

  1. All’arrivo della merce, viene creato un nuovo contratto su GLPI a cui vengono allegati i documenti d’offerta, d’ordine e la bolla fornitore.
  2. Dopo la predisposizione del computer, installazione dell’agente OCS Inventory e sincronizzazione con GLPI, viene creata una correlazione manuale tra computer e contratto su GLPI
  3. Infine, viene assegnato il computer all’utente finale.

Nel primo caso, il risultato ottenuto è limitato ad una sincronizzazione tra OCS Inventory e GLPI.

Nel secondo, il processo viene gestito in maniera più efficiente, ma ho riscontrato che la correlazione manuale tra computer e contratto su GLPI potrebbe essere facilmente dimenticata perché tra l’arrivo del computer e l’effettiva messa in opera potrebbe trascorrere molto tempo.

In entrambi i casi è inoltre evidente una mancata gestione del magazzino, che potrebbe risultare molto utile per verificare la disponibilità delle risorse attuali e pianificare correttamente gli approvvigionamenti.

Per ottimizzare questo processo su GLPI è possibile procedere in questa modalità:

  • All’arrivo dei computer:
    • creare un nuovo contratto su GLPI allegando tra i documenti: offerta, ordine e bolla fornitore;
    • importare l’elenco dei computer su GLPI con dati parziali ed eseguire la correlazione computer – contratto;
  • Dopo la predisposizione del computer e l’installazione dell’agente OCS Inventory, è possibile automatizzare la creazione di un link tra il computer esistente in OCS Inventory e quello precedentemente creato su GLPI.
  • Assegnazione all’utente finale.

I punti più complessi di questo processo sono i seguenti:

  • Importazione dei computer su GLPI e correlazione computer – contratto.
  • Creazione di un link automatico tra il computer esistente in GLPI e quello su OCS Inventory

Andiamo ad esaminarli più in dettaglio.

Importazione dei computer su GLPI e correlazione computer – contratto

In questa fase è sufficiente, recuperando i dati dai documenti dei fornitori, registrare i computer su GLPI popolando anche solo un campo univoco (per esempio il serial number) ed uno stato che identifichi il magazzino (per esempio “Stock”).

Nel caso in cui l’elenco dei computer fosse molto ampio, questa attività può essere svolta con il plugin File Injection, che permette di effettuare il caricamento massivo dei computer e la correlazione computer – contratto.

Creazione di un link automatico tra il computer esistente in GLPI e quello su OCS Inventory

La creazione di un link tra un computer esistente in GLPI ed uno su OCS può essere del tutto automatizzato grazie ad una Regola di GLPI (Rules for import and link computers) costruita come nell’esempio seguente.

Grazie a questa semplice regola il risultato ottenuto è di fatto un’unione tra le informazioni esistenti sul computer in GLPI e quelle integrate da OCS relative a marca, modello, hardware, software, etc.

Asset Management_Rule Link Computer Stock Status Asset Management_Rule Link Computer Stock Status_2 Asset Management_Rule Link Computer Stock Status_3

Conclusioni

Con i suggerimenti mostrati è possibile raggiungere i seguenti obiettivi:

  • I contratti di acquisto o noleggio sono correlati fin dall’inizio con i computer
  • E` possibile avere un’evidenza chiara della disponibilità delle risorse a magazzino e pianificare correttamente gli approvvigionamenti
Giuseppe Di Garbo

Giuseppe Di Garbo

Consultant at Würth Phoenix
Hi everybody. I’m Giuseppe and I was born in Milan in 1979. Since the early years of university, I was attracted by the Open Source world and operating system GNU\Linux. After graduation I had the opportunity to participate in a project of a startup for the realization of an Internet Service Provider. Before joining Würth Phoenix as SI consultant, I gained great experience as an IT consultant on projects related to business continuity and implementation of open source software compliant to ITIL processes of incident, change and service catalog management. My free time is completely dedicated to my wife and, as soon as possible, run away from Milan and his caotic time and trekking discover our beautiful mountain near Lecco for relax and lookup the (clean) sky.
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