09. 08. 2017 Giuseppe Di Garbo Uncategorized

Verwaltung des gesamten Asset-Lebenszyklus in GLPI und OCS Inventory

AssetMGMT_GLPI

Unsere Kunden die das Asset Management Modul von NetEye bereits verwenden, kennen das Potenzial von OCS Inventory und GLPI nur zu gut. Trotzdem kommt es vor, dass nicht alle Funktionen voll ausgenutzt werden.

Besonders hervorheben möchte ich folgende Funktionen:

  • Statusverwaltung
  • Nachverfolgung der Bestellungen:
    • Verwaltung von Templates
    • Verwaltung des Lagers
    • Verwaltung der Auslieferungen
  • Nachverfolgung der Änderungen an Hard- und Software
  • Verwaltung von Finanz-, Verwaltungs- und Garantie-Daten
  • Verbindung zwischen Elementen:
    • Asset – Ort
    • Asset – Benutzer
    • Asset – Vertrag
  • Notizen und angehängte Dokumente

Ich möchte Ihnen einige Tipps geben, mit denen der erste Teil des Asset-Lebenszyklus, also vom Ankauf bis zur Zuweisung an den Anwender, sehr effizient abgewickelt werden kann.

In vielen Unternehmen ist es üblich, dass mehrere Computer angekauft bzw. angemietet werden, damit Geräte zur Verfügung stehen falls ein Austausch notwendig wird. Nach der Angebotsanfrage beim Lieferant, der internen Genehmigung und der offiziellen Bestellung, folgt die Zustellung der Ware und deren Zuweisung an den Anwender. In diesen Prozess sind normalerweise mehrere Personen involviert und verschiedene Dokumente müssen verwaltet und abgelegt werden. Die gesamte Abwicklung kann im Asset Management optimal vorgenommen werden.

Ich habe bemerkt, dass sich die IT-Abteilungen einiger Unternehmen nur um die Vorbereitung der Computer kümmern und dabei leider nur sehr wenige Informationen in GLPI festhalten.

Anderorts, wird der Prozess schon etwas effizienter abgewickelt:

  1. Beim Eintreffen der Ware wird ein neuer Vertrag in GLPI angelegt, an den sofort alle relevanten Dokumente (Angebot, Bestellung, Lieferschein) angehängt werden.
  2. Nach der Vorbereitung des Computers, der Installation des OCS Inventory Agents und der Synchronisation mit GLPI, wird eine manuelle Verbindung zwischen Computer und Vertrag in GLPI hergestellt.
  3. Abschließend wird der Computer dem Benutzer zugewiesen.

Mir ist aber auch aufgefallen, dass die manuelle Verbindung von Computer und Vertrag in GLPI häufig vergessen wird, da zwischen dem Eintreffen des Computers und der tatsächlichen Inbetriebnahme recht viel Zeit vergehen kann. Außerdem fällt auf, dass die Lagerverwaltung fehlt. Um über die verfügbaren Geräte informiert zu bleiben und die Ressourcen bzw. deren Beschaffung gut planen zu können, wäre eine Lagerverwaltung allerdings unbedingt notwendig.

Möchten wir nun den Prozess in GLPI optimieren, können wir folgendermaßen vorgehen:

  • Beim Eintreffen der Computer:
    • Einen neuen Vertrag in GLPI erstellen und folgende Dokumente anhängen: Angebot, Bestellung, Lieferschein
    • Die Liste der Computer in GLPI importieren und die Verbindung zwischen Computer und Vertrag eintragen.
  • Nach der Bereitstellung der Computer und der Installation von OCS Inventory kann die Erstellung eines Links zwischen dem bereits bestehenden Computer in OCS Inventory und dem vorher erstellen Gerät in GLPI automatisiert werden.
  • Zuweisung an den Anwender

Die komplexesten Punkte in diesem Prozess sind:

  • Import der Computer in GLPI und Verbinden von Computer und Vertrag
  • Erstellen eines automatischen Links zwischen existierendem Computer in GLPI und dem in OCS

Lassen Sie uns diese beiden Punkte etwas genauer unter die Lupe nehmen.

Import der Computer in GLPI und Verbinden von Computer und Vertrag

In dieser Phase ist es ausreichend die Daten aus den Dokumenten des Lieferanten zu entnehmen und sie in GLPI zu registrieren, wobei mindestens ein eindeutiges Feld (z.B. Seriennummer) und ein Status der des Lagerzustand beschreibt (z.B. „Stock“) definiert werden müssen. Sollte die Liste der Computer sehr umfangreich sein, kann dieser Schritt dank des Plugins „File Injection“ automatisiert werden.

Erstellen eines automatischen Links zwischen existierendem Computer in GLPI und dem in OCS

Die Verlinkung kann dank einer Rule (Rules for import and link computers) in GLPI vollständig automatisiert werden. Das Ergebnis das wir dadurch erzielen können ist eine Vereinigung der Informationen zum Computer in GLPI und denen in OCS (Marke, Modell, Hardware, Software usw.).

Asset Management_Rule Link Computer Stock Status Asset Management_Rule Link Computer Stock Status_2 Asset Management_Rule Link Computer Stock Status_3

Fazit

Generell können wir zwei Ziele erreichen:

  • Die Kauf- und Leihverträge können von Anfang an mit den Computern verbunden werden.
  • Es wird deutlich welche Geräte verfügbar sind, wodurch die Bestellungen besser geplant werden können.

Giuseppe Di Garbo

Giuseppe Di Garbo

Consultant at Würth Phoenix
Hi everybody. I’m Giuseppe and I was born in Milan in 1979. Since the early years of university, I was attracted by the Open Source world and operating system GNU\Linux. After graduation I had the opportunity to participate in a project of a startup for the realization of an Internet Service Provider. Before joining Würth Phoenix as SI consultant, I gained great experience as an IT consultant on projects related to business continuity and implementation of open source software compliant to ITIL processes of incident, change and service catalog management. My free time is completely dedicated to my wife and, as soon as possible, run away from Milan and his caotic time and trekking discover our beautiful mountain near Lecco for relax and lookup the (clean) sky.

Author

Giuseppe Di Garbo

Hi everybody. I’m Giuseppe and I was born in Milan in 1979. Since the early years of university, I was attracted by the Open Source world and operating system GNU\Linux. After graduation I had the opportunity to participate in a project of a startup for the realization of an Internet Service Provider. Before joining Würth Phoenix as SI consultant, I gained great experience as an IT consultant on projects related to business continuity and implementation of open source software compliant to ITIL processes of incident, change and service catalog management. My free time is completely dedicated to my wife and, as soon as possible, run away from Milan and his caotic time and trekking discover our beautiful mountain near Lecco for relax and lookup the (clean) sky.

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