Registrare ore lavorative: Interfaccia EriZone/sistema gestionale
Gran parte delle società di servizi utilizzano sistemi di gestione ticket (come p.es. OTRS, EriZone) per elaborare le richieste della loro clientela in modo comprensibile. Contratti e centri di costo vengono invece gestiti nel sistema gestionale (come ad es. SAP, MS Dynamics AX, NAV). Questa ripartizione pone la questione dove i collaboratori del servizio di assistenza dovranno registrare i loro tempi di lavoro. Nel sistema di gestione ticket, nel sistema gestionale o magari in entrambi?
Poiché i centri di costo, oneri per progetti e contratti vengono gestiti nel sistema gestionale (ricordiamo che il controlling aziendale necessita di questi valori) anche i tempi devono essere inseriti. Il problema è che anche nel sistema di gestione ticket, le richieste ed i tempi devono essere registrate.
L’ uso di entrambi sistemi per la registrazioni dei tempi, crea un ulteriore (superfluo) dispendio di energie.
Per evitare costi aggiuntivi causati della doppia registrazione di ore lavorative, abbiamo implementato un’interfaccia tra OTRS / EriZone ed il sistema gestionale Dynamics AX (questa implementazione, può certamente essere estesa anche ad altri sistemi gestionali).
Tramite questa interfaccia la registrazione avviene mediante il sistema di gestione ticket ed in seguito i dati vengono trasferiti automaticamente al sistema ERP. I vantaggi principali di questa procedura sono che si evita la doppia registrazione e si elude l’ eventuale dimenticanza da parte del collaboratore dell’ inserimento del dato su due sistemi.
In seguito Vi mostrerò come abbiamo preceduto con l’implementazione dell’interfaccia, ossia come avviene lo scambio di dati tra EriZone e Dynamics AX.
Interfaccia per l’entrata (Interface Inbound)
Per fissare le condizioni necessarie per l’estrazione di dati strutturati che devono essere caricati sul sistema gestionale (Dynamics AX, SAP, NAV ecc.), abbiamo integrato appositi campi nella classificazione dei ticket.
I dati vengono estratti in tempo reale tramite i DynamicField_DropDownFromDB dalla banca dati del SQL Server usando il “ticket requestor” come mapping-key (123456 nell’ esempio sottostante).
Mediante il “ticket requestor” di conseguenza è possibile identificare ed estrarre i dati necessari dal sistema gestionale. Nel nostro esempio, in particolare i dati vengono ricavati da Dynamics AX e visualizzati, mediante il DynamicField_DropDownFromDB, uno dopo l’altro, nel “classification module”.
Interfaccia di uscita (Interface Outbound)
L’interfaccia implementata in questo particolare caso, prepara il file con le ore lavorative per poterlo importare successivamente nel giornale di Dynamics AX. Questo tipo di esportazione si potrebbe realizzare anche per altri sistemi gestionali come SAP, NAV ecc.
Il file generato contiene le seguenti informazioni:
Il download viene messo a disposizione mediante il seguente dashlet:
I dati generati vengono caricati in modo manuale (csv upload) nel giornale di Dynamics AX dove ogni collaboratore registra le sue ore lavorative. Un’ estensione futura potrebbe essere un esportazione periodica automatizzata.
Conclusioni
Per implementare interfacce di questo tipo, abbiamo bisogno di una connessione ODBC in sola lettura al SQL Server e dell’ interrogazione che ci permette di estrarre le informazioni richieste per la creazione del file csv. Poiché per l’interrogazione siamo in grado di usare un elemento preselezionato in un campo diverso, possiamo affermare che il componente WÜRTHPHOENIX Erizone-DynamicField_DropDownFromDB sia molto flessibile. Se volete popolare automaticamente il Vs. gestionale con le ore registrate, possiamo mettere a disposizione le informazioni estratte in una tabella prestrutturata da dove il gestionale può caricare le informazioni.
Oreste Attanasio
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